Aufgabenbeschreibung
Der Prozess berechnet automatisiert für alle Aufgaben von ausgewählten Nutzern oder Projekten einen PrioScore anhand verschiedener Faktoren. Dieser PrioScore soll automatisiert eine Orientierungshilfe geben welche Aufgaben zuächst bearbeitet werden sollten, in dem es den Business Value, das Image, einen Supportvertrag sowie die Prio durch die Shopmanager mit einbezieht. Der zuständige Mitarbeiter kann dann anhand des PrioScores erkennen, ob ein wesentlicher Unterschied zu einer anderen Aufgabe besteht und darauf basierend erkennen, welche Aufgabe er bevorzugt bearbeiten sollte.
Faktoren zur Prioritätsberechnung
Zentral aus Google Sheet
Tag für Image Relevanz => Hoch, Mittel, Niedrig (Wird aus Google Sheet abgerufen)
Supportvertrag Ja / Nein => Ja, Nein (Wird aus Google Sheet abgerufen)
Business Value => Zwischen 0 und 100 (Wird in Google Sheet abgerufen)
Vergebbare Tags in Asana
prio:hoch, prio:mittel, prio:niedrig
eskalation:true => Tag für Eskalation =>kann gesetzt werden um Ticket Prio stark zu erhöhen
herstellerhinweis => Hinweis kommt vom Hersteller
art:bug, art:schätzung, art:feature => Bei Kunden mit Supportvertrag müssen Bugs schnell behoben werden. Deshalb Bugs hoch priorisieren, Schätzungen aufgrund des geringen Aufwandes und absehbarem Umsatz etwas höher und Features geringer
Kundenwunsch => Wenn der Kunde / Hersteller diesen Wunsch äußerte, wird dieses Attribut priorisiert behandelt. Die Prio liegt zwischen Eskalation und Prio, sodass wir eine Gewichtung haben.
Rechtliche Anforderungen => Wenn die Umsetzung rechtlich verbindlich ist aufgrund neuer rechtlicher Anforderungen und / oder Richtlinien oder Rechtsauslegungen
Automatisch berechnete Faktoren
Ticketlebenszeit => Wird automatisiert berechnet. Eine maximale Punktzahl erhält ein Ticket mit 52 Tagen, ältere Tickets erhalten nicht mehr Punkte
Relevante Dateien / Workflows
Workflow: Priorisierung von Aufgaben
Google Sheet: Projektpriorisierung (Im MCC Account)
Anpassung des Workflows
- Projekt / Aufgabenbereich ändern
- dazu andere Credentials auswählen in Asana Nodes
- Bearer Token in HTTP Request Nodes ändern
- Aufgabenbeschreibung / -update deaktivieren
- Workflow komplett deaktivieren
- Letzten Node per Rechtsklick deaktivieren
- Anpassen der Gewichtungen und / oder Formeln
- Node Berechnung der Prio Scores anpassen (JavaScript, IT u.U. notwendig)
Reset der Titel / Bulk Entfernen der Prio Scores
Um aus allen Aufgaben den Prio Score wieder entfernen zu können, muss der Workflow “Reset Prio Scores” ausgeführt werden. Dazu muss in beiden Asana Nodes der Zugang (Credentials) auf den zuständigen Mitarbeiter geändert werden, sowie der Asignee im ersten Asana Node etsprechend angepasst werden. Der Node “Limit” sollte deaktiviert sein.
Jesko Thies
22 Jan. 2026Aktuelle Gewichtung:
supportvertrag: 30, // sehr wichtig
eskalation: 25, // sehr wichtig
prio: 20, // wichtig
businessValue: 10, // mittel – zwischen Prio und Image
image: 10, // wichtig
age: 5,
Jesko
23 März 2026Gewichtung vor 23.03.2026:
weights: {
supportvertrag: 30, // sehr wichtig
eskalation: 20, // sehr wichtig
kundenwunsch: 20, // zwischen Prio und Eskalation
prio: 20, // wichtig
businessValue: 5, // mittel
image: 3, // wichtig
age: 2, // wenig wichtig, aber ältere Tickets bevorzugen
},
Jesko
23 März 2026Gewichtung ab 23.03.2026:
weights: {
supportvertrag: 30, // sehr wichtig
eskalation: 17, // sehr wichtig
kundenwunsch: 17, // zwischen Prio und Eskalation
prio: 17, // wichtig
businessValue: 5, // mittel
image: 2, // wichtig
age: 10, // wenig wichtig, aber ältere Tickets bevorzugen
},
Jesko Thies
15 Sep. 2026Gewichtung ab 15.09.2026:
weights: {
supportvertrag: 19, // sehr wichtig
eskalation: 15, // sehr wichtig
kundenwunsch: 13, // zwischen Prio und Eskalation
prio: 12, // wichtig
businessValue: 10, // mittel
recht: 20, // rechtliche Anforderungen – sehr wichtig
image: 3, // wichtig
age: 8, // wenig wichtig, aber ältere Tickets bevorzugen
},