Alle Angebote im Zoho werden von einem N8N Prozess geprüft und Updates an die zuständige Person geschickt. Dabei wird je nach Status eine Information an die zuständige Person gesendet, um Angebote im Auge zu behalten und im Bedarfsfall nachzufassen.
Hier ist der Workflow im N8N abrufbar: https://n8n.constancy.biz/workflow/bYlTtJBiFXoSyDVA
Relevant sind dabei alle Angebote im Zoho Constancy (Nicht Constancy Intelligence und auch nicht im melle.com.de) Account. Wichtig ist es dabei, die Angebote nicht via Zoho zu versenden, sondern herunterzuladen und manuell zu versenden. Dazu ist es wichtig den Status korrekt einzustellen.
Wichtig ist es zudem, immer einen Vertriebsmitarbeiter zuzuordnen, der Updates erhält. Wird keiner zugeordnet erhält Laureen die Nachrichten zu dem Angebot. Die Vertriebsmitarbeiter findet ihr unter dem jeweiligen Angebot.
Zu Beginn können mehr Meldungen auftauchen, als später, um falsch gesetzte Stati zu korrigieren.
Folgende Status Meldungen werden dabei beachtet:
| Status | Aktion |
| Draft | Keine Aktion, da Angebot noch nicht fertiggestellt |
| Sent | Wenn kein Ablaufdatum angegeben wurde, wird eine Email versendet, die an das Setzen eines Ablaufdatums erinnert.
Liegt ein Ablaufdatum vor, wird an das ablaufende Angebot erinnert, wenn das Ablaufdatum in den nächsten 3 Tagen liegt |
| Accepted | Email wird an Nadine, Tobias und Laureen gesendet, damit der Projektfortschritt verfolgt werden kann. Angebot befindet sich in der Umsetzung |
| Billed | Status wird nicht genutzt, da Rechnungsstellung durch Nadine erfolgt |
| Expired | Email mit Aufforderung zum Nachfragen beim Kunden wird versendet. Kunde hat in dem Fall noch nicht angenommen, sondern nicht rechtzeitig geantwortet. |
| Declined | Keine Aktion, da abgelehnt durch Kunden |
| Invoiced | Keine Aktion in Absprache mit Nadine, da sie die Rechnungen in den offenen Posten sieht |