Allgemeines:
Termine können entweder direkt im Kalender oder über die Nextcloud erstellt werden. Die Auswahl der richtigen Methode hängt davon ab, ob der Termin nur dich betrifft, bestimmte Personen einlädt oder für das gesamte Team sichtbar sein soll.
Wichtige Hinweise:
- Personen können nur eingeladen werden, wenn der Termin in deinem privaten Kalender erstellt wird. Im Constancy-Kalender ist dies nicht möglich.
- Der Constancy-Kalender ist für Termine gedacht, die das gesamte Team oder einen Großteil von uns betreffen (z. B. Team-Meeting, Firmenausflug, Sackgang Meeting etc.). Hier werden Termine automatisch bei allen angezeigt (insofern der Kalender eingeblendet ist)
A) Termine in der Nextcloud anlegen
- Mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort in der Nextcloud einloggen.
- Oben links auf das Kalender-Symbol klicken.
- Links die aktuell eingeblendeten Kalender überprüfen. (voller Kreis = eingeblendet)
- Für einen neuen Termin entweder direkt in den Kalender klicken oder in der Seitenleiste auf „+Event“ gehen.
- Titel, Datum und weitere Details des Termins eintragen.
- Über das Kalender-Auswahlfeld den gewünschten Kalender festlegen.
- Unter „More Details“ im Bereich „Attendees“ die einzuladenden Personen hinzufügen (Vorname oder E-Mail-Adresse eingeben).
- Termin anschließend speichern unter “Safe”
- Eingeladene Personen erhalten eine E-Mail und können den Termin annehmen oder ablehnen über die E-Mail.
B) Termine im Apple Kalender anlegen:
- In der Seitenleiste den privaten /gewünschten Kalender auswählen oder in den Termindetails auf das farbige Viereck klicken und den Kalender auswählen.
- Termin mit allen relevanten Informationen anlegen. (durch Klicken und “ziehen” in den Kalender)
- Unter „Personen einladen“ die Teilnehmer per E-Mail-Adresse hinzufügen (Vorname reicht oft, um die Adresse schneller zu finden).
- Eingeladene Personen erhalten eine E-Mail und können den Termin annehmen oder ablehnen – direkt im Kalender oder über die E-Mail.
C) Wie es nicht gemacht werden soll:
- Ein häufiger Fehler ist, im persönlichen Kalender einen Termin für alle anzulegen und dafür die zentrale E-Mail-Adresse mitarbeiter@constancy.de als Teilnehmer/ eingeladene Person einzutragen.
- Diese Einladung geht nicht an einzelne Mitarbeiter, sondern nur an diese Sammeladresse.
- Jeder Mitarbeiter erhält zwar trotzdem eine E-Mail-Benachrichtigung, jedoch ohne direkte Zuordnung zum eigenen Kalender!
- Der Termin kann nur in den Kalender übernommen werden, wenn man in der E-Mail auf die angehängte Datei „event.ics“ klickt.
Die richtige Vorgehensweise ist, wie sonst auch, jeden Mitarbeiter einzeln als Teilnehmer zum Termin hinzuzufügen.
