Für die constancy Rechnungsstellung gibt es eine eigene Website im M2 Power: “Constancy”
Um eine Rechnung für einen neuen Kunden zu erstellen, muss im ersten Schritt ein Kunde angelegt werden unter: Customers -> All Customers -> Add Customer
Dort sollten folgende Angaben gemacht werden:
- Associate to Website: Constancy
- Group: General
- First Name & Last Name: Name des Rechnungsempfängers
- E-Mail: Hier bitte vorab ein Alias der service@constancy.de Adresse erstellen lassen, z. B. “beispielkunde@constancy.de”. Die E-Mails gehen dann bei der service@constancy.de Adresse ein. Das ist wichtig, da sonst der Kunde eine Information über die Erstellung des Kundenkontos erhalten würde.
- Tax / VAT Number: Umsatzsteueridentifikationsnummer angeben
- Kostenstelle & Debitor: Diese Daten bei Nadine anfragen
-> Kunde speichern
Anschließend kann noch die Rechnungsadresse eingetragen werden. Diese sollte als Default Adresse festgelegt werden, damit sie automatisch beim Anlegen einer neuen Bestellung eingetragen wird.
Nun muss noch die Leistung, die in Rechnung gestellt werden soll, als virtuelles Produkt angelegt werden (unter Catalog -> Inventory -> Products -> Add Product -> Virtual Product). Dort sollten folgende Angaben gemacht werden:
- Attribute Set: Default
- Produktname: Nach Muster “(Leistung) gemäß (Vertragsgrundlage)” -> z. B. “Entwicklung gemäß Rahmenvertrag über die Erbringung von Entwicklungs-Dienstleistungen in den Bereichen Software, IT und Marketing”
- SKU: Nach Muster CY-Kunden/Firmenname-Leistung -> Z. B. “Cy-Olymp-Entwicklung”
- Price: Netto-Stundensatz für die Leistung hinterlegen
- Tax Class: Products with standard VAT rate
- Quantity: Hohe Zahl eingeben, z. B. 9999999 (Außerdem unter Advanced Inventory “Qty use decimals” auf Yes setzen, damit auch Dezimalwerte für die Menge angegeben werden können)
- Bei Products in Websites das Häkchen bei Constancy setzen
-> Produkt speichern
-> Ggf. Duplizieren, um weitere Produkte / Leistungen zu erstellen
Nun kann die Bestellung erstellt werden (unter -> Orders -> New Order):
- Nach E-Mailadresse des Kunden suchen (Alias, der vorher angelegt wurde)
- Als Store Constancy auswählen
- Unter Add Products nach den angelegten Produkten suchen (über Name oder über Artikelnummer in der Spalte SKU)
- QTY anpassen entsprechend der Leistungsübersicht, die als Basis für Abrechnung dienen soll (Dezimalwerte mit Punkt angeben)
- Auf Update Items and Quantities klicken
- Die Rechnungsadresse sollte automatisch ausgefüllt werden
- Da es sich um virtuelle Produkte handelt, sollte die Lieferadresse ausgegraut sein
- Als Zahlungsmethode “Rechnung” auswählen
- Versandmethode muss nicht festgelegt werden
- Bestellung abschließen
- Anschließend unter Sales -> Orders die Bestellung suchen und aufrufen
- In der Leiste oben auf Invoice klicken und die Rechnung erstellen
- Anschließend kann das Rechnungs-PDF entweder über die Rechnung im Backend gedruckt werden (Rechnung aufrufen und Print -> Rechnung DE constancy auswählen)
- Alternativ wird die Rechnungsmail mit PDF auch an service@constancy gesendet und kann an den Kunden weitergeleitet werden